5. Il Cruscotto di Controllo KPI

I KPI (Key Performance Indicator) sono metriche di performance che permettono di
misurare il livello di successo di un’azienda o di un’attività in modo preciso.

Grazie all’utilizzo dell’app, l’amministratore condominiale ha accesso a un cruscotto di controllo che gli permette di monitorare in tempo reale la gestione degli immobili e delle problematiche condominiali.

Rappresentati con grafici, istogrammi e Diagrammi di Pareto, i KPI presenti nel cruscotto di controllo di DETTOFATTO sono utilizzati dall’amministratore di condominio per monitorare e analizzare le prestazioni del proprio studio e dei propri collaboratori e fornitori, consentendo di identificare le aree di miglioramento e le azioni da intraprendere.

Nello specifico, per uno studio di amministrazione condominiale, i KPI possono essere ad esempio il tasso di evasione delle richieste dei condomini nei tempi prestabiliti, la percentuale di segnalazioni evase in tempo, il numero di nuovi incarichi di amministrazione acquisiti grazie al passaparola generato da una migliore gestione condominiale.

Ecco il dettaglio di alcuni dei KPI in formato grafico presenti nel Cruscotto di DETTOFATTO

5.1 CONDOMINI

• Condomìni: Questa sezione permette di selezionare il condominio da analizzare, il periodo di osservazione (PO) e l’utente che ha effettuato le segnalazioni. Il PO è il periodo temporale in cui si vogliono osservare le segnalazioni. L’impostazione predefinita è di 2 mesi, suddivisi in settimane
  Il PO influenza anche i grafici correlati delle altre sezioni. Premendo il pulsante “Aggiorna” si aggiornano i dati in base alla selezione effettuata.
• Riepilogo: Questa sezione mostra alcuni indicatori chiave relativi alle segnalazioni, come il numero totale, la percentuale di evasione entro 7 giorni, il rapporto tra le segnalazioni da prendere in carico e la media settimanale, e il numero di nuovi condomìni su PO. Portando il cursore sopra ogni indicatore si possono avere ulteriori informazioni.

• Segnalazioni su PO: Questa sezione mostra un grafico combinato delle segnalazioni rilevate nel PO e distribuite per anno e prima data della settimana. Il grafico mostra il totale, le completate, le aperte, la media e la media mobile delle segnalazioni. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere le voci nel grafico di riferimento.

• TOP 10 Condomìni per numero di segnalazioni su PO: Questa sezione mostra un diagramma di pareto relativo ai primi 10 condomìni più impattanti in termini di segnalazioni aperte nel PO. Il diagramma mostra le barre in ordine decrescente e la linea crescente che rappresenta la percentuale progressiva di incidenza dei primi 10 condomìni su tutte le segnalazioni ricevute nel medesimo periodo. 
  Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere il grafico di riferimento

• Media tempi (giorni) evasione segnalazioni PO: Questa sezione mostra un grafico a barre variabili che indica la media dei tempi di evasione relativi alle segnalazioni completate e gestite in un determinato PO e distribuite in barre settimanali. La larghezza di ciascuna barra indica il numero di segnalazioni aperte nella medesima settimana.

• Stato Generale Segnalazioni: Questa sezione mostra due grafici relativi allo stato generale delle segnalazioni. Il primo grafico mostra il numero di segnalazioni aperte per ogni stato di aggiornamento. Il secondo grafico, più avanzato, mostra le segnalazioni tipizzate per ultimo stato di aggiornamento, ripartite in 4 cluster temporali. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere la tipologia di riferimento.

• Elenco Condomìni: Questa sezione mostra l’elenco dei condomìni ordinato in base alla percentuale di segnalazioni prodotte dalle singole strutture. Premendo sulle intestazioni si possono filtrare o riordinare le informazioni presenti in elenco. Premendo sul nome di un condominio si accede alla pagina di dettaglio delle segnalazioni relative a quel condominio.

5.2 FORNITORI

• Totale fornitori: Il numero di fornitori registrati e associati ai condomìni gestiti dall’amministratore. Si può accedere all’elenco fornitori per visualizzare i dettagli di ogni fornitore, come lo stato di adesione, il numero di segnalazioni assegnate e la valutazione delle prestazioni.

• Percentuale segnalazioni tipizzate nel PO: La percentuale di segnalazioni che hanno una categoria specifica (diversa da generica o preventivo) nel periodo di osservazione (PO). Una percentuale elevata indica una maggiore precisione nella gestione delle segnalazioni e una migliore analisi delle attività dei fornitori.

• Segnalazioni per categoria: Il grafico a barre che mostra la distribuzione delle segnalazioni per categoria nel PO. Si può includere o escludere le categorie generica e preventivo tramite l’interruttore sopra il grafico. Questo grafico aiuta a identificare le categorie più frequenti e le eventuali criticità.

• TOP 20 Fornitori per numero di segnalazioni: Il diagramma di pareto che mostra i primi 20 fornitori in termini di segnalazioni aperte nel PO (o in tutto il periodo complessivo disponibile). Il grafico mostra anche la percentuale progressiva di incidenza dei fornitori sul totale delle segnalazioni. Si può selezionare tutte le segnalazioni o solo quelle nel PO tramite l’interruttore sopra il grafico. Questo grafico aiuta a valutare il carico di lavoro e la performance dei fornitori.

• Peso fornitori: Il grafico a torta che mostra il peso, in segnalazioni, dei fornitori con almeno 5 assegnazioni. Questo grafico aiuta a capire la distribuzione delle segnalazioni tra i fornitori e la loro rilevanza.

• Prestazioni fornitori registrati: Il grafico a barre che mostra la media dei tempi di evasione dei principali fornitori, dalla presa in carico al collaudo. Sono valutate solo le segnalazioni completate. Il grafico mostra anche il numero di segnalazioni valutabili per ogni fornitore. Questo grafico aiuta a confrontare le prestazioni dei fornitori e a individuare quelli più efficienti e affidabili.

5.3 FIDELIZZAZIONE

• VFM90: La velocità fidelizzazione media a 90 giorni. Il valore indica il raggiungimento – o meno – del valore medio minimo di 3 comunicazioni su mese teorico (ogni 30 giorni), nell’arco di 90 giorni. Le comunicazioni dirette ai singoli condòmini vengono ponderate rispetto al numero di utenti Telegram del condomìnio di appartenenza. Un valore maggiore di 1 indica una buona frequenza di comunicazione, mentre un valore inferiore indica una scarsa frequenza di comunicazione.
• TM90: Il totale messaggi inviati negli ultimi 90 giorni. Vengono conteggiati sia gli annunci che le comunicazioni all’interno delle segnalazioni. Un valore elevato indica una buona quantità di comunicazione, mentre un valore basso indica una scarsa quantità di comunicazione.
• TMPO: Il totale messaggi inviati nel periodo di osservazione (PO). Il periodo di osservazione è un intervallo di tempo personalizzabile che si può impostare tramite il filtro in alto a destra della pagina. Il valore indica la quantità di comunicazione nel periodo scelto.

Il cruscotto di controllo di DETTOFATTO consente di visualizzare in modo chiaro e immediato i dati relativi alle prestazioni dello studio, consentendo all’amministratore di avere una panoramica completa delle attività svolte dal proprio team e di individuare facilmente eventuali criticità da affrontare.

In sintesi, l’utilizzo dei KPI all’interno dello studio di amministrazione condominiale consente di migliorare le prestazioni del team, di ottimizzare i costi del personale e di garantire un servizio di alta qualità ai propri clienti.

L’App DETTOFATTO fornisce uno strumento completo e facile da utilizzare per visualizzare e monitorare i KPI dello studio, permettendo all’amministratore di avere sempre sotto controllo l’andamento delle attività e di prendere decisioni tempestive e informate.