5. Il Cruscotto di Controllo KPI
I KPI (Key Performance Indicator) sono metriche di performance che permettono di
misurare il livello di successo di un’azienda o di un’attività in modo preciso.
Grazie all’utilizzo dell’app, l’amministratore condominiale ha accesso a un cruscotto di controllo che gli permette di monitorare in tempo reale la gestione degli immobili e delle problematiche condominiali.
Puoi accedere al CRUSCOTTO DI CONTROLLO LIVE ( in modalità demo ) cliccando qui sotto
Rappresentati con grafici, istogrammi e Diagrammi di Pareto, i KPI presenti nel cruscotto di controllo di DETTOFATTO sono utilizzati dall’amministratore di condominio per monitorare e analizzare le prestazioni del proprio studio e dei propri collaboratori e fornitori, consentendo di identificare le aree di miglioramento e le azioni da intraprendere.
Nello specifico, per uno studio di amministrazione condominiale, i KPI possono essere ad esempio il tasso di evasione delle richieste dei condomini nei tempi prestabiliti, la percentuale di segnalazioni evase in tempo, il numero di nuovi incarichi di amministrazione acquisiti grazie al passaparola generato da una migliore gestione condominiale.
Ecco il dettaglio di alcuni dei KPI in formato grafico presenti nel Cruscotto di DETTOFATTO
5.1 CONDOMINI
- Periodo di osservazione: Questo pannello interattivo permette agli utenti di selezionare e visualizzare dati specifici per un intervallo di tempo definito. La facilità di modificare il periodo di osservazione rende semplice l’analisi delle tendenze a lungo termine. La presenza di pulsanti intuitivi per la selezione del periodo, come “+1 Mese” o “-1 Mese”, e i campi di input diretto della data, forniscono agli utenti un controllo completo sull’intervallo di tempo visualizzato. L’importanza del periodo di osservazione è evidenziata, indicando la sua influenza sui grafici correlati nelle altre sezioni del report.
- Riepilogo Indicatori di Performance su PO: Gli indicatori chiave visualizzati forniscono una panoramica istantanea delle segnalazioni relative al periodo di osservazione, con metriche come il numero totale di segnalazioni, la percentuale di segnalazioni chiuse e quelle ancora da gestire. Questi indicatori sono utili per una rapida valutazione dello stato attuale delle segnalazioni e dell’efficacia generale dei processi di gestione.
- Segnalazioni su PO: Questa sezione mostra un grafico combinato delle segnalazioni rilevate nel PO e distribuite per anno e prima data della settimana. Il grafico mostra il totale, le completate, le aperte, la media e la media mobile delle segnalazioni. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere le voci nel grafico di riferimento.
- Trend di Segnalazioni Settimanali: Il grafico combinato mostra le segnalazioni settimanali suddivise per stato e le tendenze nel tempo, con una linea di tendenza che indica la media mobile. Questo aiuta a visualizzare le fluttuazioni nel volume delle segnalazioni e l’efficacia delle azioni correttive nel tempo. La possibilità di visualizzare sia il numero totale di segnalazioni che le segnalazioni aperte versus completate offre una comprensione approfondita dell’efficienza operativa. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere i grafici relativi al dato.
- TOP 10 Condomìni per numero di segnalazioni su PO: Questa sezione mostra un diagramma di pareto relativo ai primi 10 condomìni più impattanti in termini di segnalazioni aperte nel PO. Il diagramma mostra le barre in ordine decrescente e la linea crescente che rappresenta la percentuale progressiva di incidenza dei primi 10 condomìni su tutte le segnalazioni ricevute nel medesimo periodo. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere i grafici relativi al dato.
- Media tempi (giorni) evasione segnalazioni PO: Questa sezione mostra un grafico a barre variabili che indica la media dei tempi di evasione relativi alle segnalazioni completate e gestite in un determinato PO e distribuite in barre settimanali. La larghezza di ciascuna barra indica il numero di segnalazioni aperte nella medesima settimana.
- Stato Generale Segnalazioni: Questa sezione mostra due grafici relativi allo stato generale delle segnalazioni. Il primo grafico mostra il numero di segnalazioni aperte per ogni stato di aggiornamento. Il secondo grafico, più avanzato, mostra le segnalazioni tipizzate per ultimo stato di aggiornamento, ripartite in 4 cluster temporali. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere i grafici relativi al dato.
5.2 FORNITORI
- Totale fornitori: Il numero di fornitori registrati e associati ai condomìni gestiti dall’amministratore. Si può accedere all’elenco fornitori per visualizzare i dettagli di ogni fornitore, come lo stato di adesione, il numero di segnalazioni assegnate e la valutazione delle prestazioni.
- Percentuale segnalazioni tipizzate nel PO: La percentuale di segnalazioni che hanno una categoria specifica (diversa da generica o preventivo) nel periodo di osservazione (PO). Una percentuale elevata indica una maggiore precisione nella gestione delle segnalazioni e una migliore analisi delle attività dei fornitori.
- Segnalazioni per categoria: Il grafico a barre segmentato per categoria di segnalazioni fornisce una visione d’insieme della tipologia e della frequenza delle segnalazioni ricevute. L’interruttore incluso permette di includere o escludere categorie specifiche, offrendo flessibilità nell’analisi dei dati. La presenza di una legenda e di un’interruttore per filtrare i dati visualizzati rende questo strumento particolarmente utile per focalizzarsi su specifiche aree di interesse o problematiche. Questo grafico aiuta a identificare le categorie più frequenti e le eventuali criticità.
- TOP 20 Fornitori per numero di segnalazioni: Il diagramma di pareto che mostra i primi 20 fornitori in termini di segnalazioni aperte nel PO (o in tutto il periodo complessivo disponibile). Il grafico mostra anche la percentuale progressiva di incidenza dei fornitori sul totale delle segnalazioni. Si può selezionare tutte le segnalazioni o solo quelle nel PO tramite l’interruttore sopra il grafico. Questo grafico aiuta a valutare il carico di lavoro e la performance dei fornitori. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere i grafici relativi al dato.
- Peso fornitori: Il grafico a torta mostra la distribuzione delle segnalazioni tra diversi fornitori, permettendo agli utenti di identificare rapidamente quali fornitori ricevono il maggior numero di segnalazioni. Il design colorato facilita il riconoscimento e l’analisi delle proporzioni, mentre le didascalie forniscono un riferimento immediato per l’identificazione dei fornitori. La legenda a fianco del grafico aiuta gli utenti a correlare i colori ai nomi dei fornitori per una comprensione più approfondita dei dati.a. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere i grafici relativi al dato.
- Prestazioni fornitori registrati: Il grafico a barre che mostra la media dei tempi di evasione dei principali fornitori, dalla presa in carico al collaudo. Sono valutate solo le segnalazioni completate. Il grafico mostra anche il numero di segnalazioni valutabili per ogni fornitore. Questo grafico aiuta a confrontare le prestazioni dei fornitori e a individuare quelli più efficienti e affidabili. Premendo sulle voci in legenda si possono visualizzare o rimuovere i grafici relativi al dato.
5.3 FIDELIZZAZIONE
- VFM90: La velocità fidelizzazione media a 90 giorni. Il valore indica il raggiungimento – o meno – del valore medio minimo di 3 comunicazioni su mese teorico (ogni 30 giorni), nell’arco di 90 giorni. Le comunicazioni dirette ai singoli condòmini vengono ponderate rispetto al numero di utenti Telegram del condomìnio di appartenenza. Un valore maggiore di 1 indica una buona frequenza di comunicazione, mentre un valore inferiore indica una scarsa frequenza di comunicazione.
- TM90: Il totale messaggi inviati negli ultimi 90 giorni. Vengono conteggiati sia gli annunci che le comunicazioni all’interno delle segnalazioni. Un valore elevato indica una buona quantità di comunicazione, mentre un valore basso indica una scarsa quantità di comunicazione.
- TMPO: Il totale messaggi inviati nel periodo di osservazione (PO). Il periodo di osservazione è un intervallo di tempo personalizzabile che si può impostare tramite il filtro in alto a destra della pagina. Il valore indica la quantità di comunicazione nel periodo scelto.
Il grafico mostra chiaramente la “Velocità Fidelizzazione Media a 90 giorni (VFM90)”, un indicatore chiave per la misurazione dell’engagement e della reattività degli utenti. Numeri come il totale dei messaggi inviati e il totale dei messaggi in relazione al periodo di osservazione sono presentati in maniera chiara, permettendo agli analisti di valutare rapidamente la portata delle comunicazioni. La presentazione dei dati è sia quantitativa che visiva, assicurando che l’informazione sia facilmente interpretabile a prima vista. La tabella fornisce dati dettagliati come “Giorni trascorsi”, “Ultimo contatto”, e i conteggi degli ultimi annunci e comunicazioni che permettono di identificare facilmente aree che richiedono attenzione o miglioramento.
Il cruscotto di controllo di DETTOFATTO consente di visualizzare in modo chiaro e immediato i dati relativi alle prestazioni dello studio, consentendo all’amministratore di avere una panoramica completa delle attività svolte dal proprio team e di individuare facilmente eventuali criticità da affrontare.
In sintesi, l’utilizzo dei KPI all’interno dello studio di amministrazione condominiale consente di migliorare le prestazioni del team, di ottimizzare i costi del personale e di garantire un servizio di alta qualità ai propri clienti.
L’App DETTOFATTO fornisce uno strumento completo e facile da utilizzare per visualizzare e monitorare i KPI dello studio, permettendo all’amministratore di avere sempre sotto controllo l’andamento delle attività e di prendere decisioni tempestive e informate.
Un report PDF dettagliato viene inviato automaticamente dal sistema nella tua email e nel tuo Gruppo Telegram si Staff, con cadenza settimanale, e puoi personalizzare la frequenza di ricezione.
Nel cruscotto puoi configurare tutto secondo le tue preferenze.
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